Tecnologia per hotel: 3 gravi problemi causati dalla disconnessione dei sistemi alberghieri

A che punto è la tecnologia del tuo hotel? Che la tua struttura sia gestita con quaderno e penna, con fogli di calcolo o con un sistema informatico obsoleto, i sistemi di gestione alberghiera scollegati sono dannosi per l'attività, da qualsiasi punto di vista! Dall’overbooking, alle prenotazioni doppie fino agli ospiti scontenti, la tecnologia per hotel può essere il tuo alleato per evitare tutti questi problemi. 

Il problema di fondo è che i sistemi scollegati lasciano gli albergatori alla cieca. Senza un accesso immediato ai dati necessari, da quelli relativi alle prenotazioni e agli ospiti, tutto diventa oneroso in termini di tempi e costi. Il tuo servizio è lento, si perdono opportunità e, infine, i profitti ne risentono.

Come cambiare le cose e migliorare la tecnologia per il tuo hotel? Cominciamo a capire quali sono i problemi da risolvere. 

1# Troppa amministrazione, e poco tempo

Trovare la prenotazione giusta, individuare una camera pulita e disponibile, monitorare ed elaborare i pagamenti... il check-in degli ospiti senza un sistema integrato è un processo che richiede molto tempo. Può funzionare quando la situazione è tranquilla, ma i livelli di stress aumentano quando la richiesta aumenta e gli ospiti diventano impazienti.

Se a questo si aggiungono le richieste di servizi aggiuntivi, qualche reclamo qua e là, gli arrivi anticipati, all'improvviso diventa tutto un po' troppo difficile da gestire. E il telefono non smette di squillare!

Senza sistemi integrati che li aiutino a tenere il passo con le prenotazioni in arrivo, chi ha bisogno di cosa, chi ha pagato per cosa, quali camere sono libere e quali sono in attesa di ospiti, è facile che il personale rimanga indietro, causando una frustrazione generale. 

Distratti da attività di routine che richiedono tempo, non si ha semplicemente abbastanza tempo per gli ospiti. E di fronte alla carenza di manodopera, il problema si aggrava con l'aumento dei viaggi nell’alta stagione come questo mese di agosto. Il che ci porta al secondo problema…

2# Ospiti insoddisfatti

Non è solo la lentezza del servizio a rendere insoddisfatti gli ospiti. La gestione manuale delle operazioni quotidiane è soggetta a errori umani che peggiorano l'esperienza degli ospiti.

Ad esempio, la vendita dell'inventario su canali di prenotazione online come Expedia e Airbnb è una parte importante della strategia di gestione dei ricavi di qualsiasi struttura. Ma quando l'inventario online non è collegato al sistema di prenotazione, le prenotazioni online devono essere inserite manualmente nel sistema e la disponibilità deve essere aggiornata sugli altri canali. Più prenotazioni arrivano attraverso questi canali, più aumenta il carico amministrativo e la possibilità di doppie prenotazioni, uno spiacevole effetto collaterale che danneggia la reputazione della struttura.

Quando gli ospiti arrivano, un'esperienza di check-in efficiente e di successo dipende dalla rapida identificazione di camere libere e pulite. Ma se il sistema di front desk non è collegato al reparto di housekeeping, l'assegnazione delle camere può essere un po' un azzardo, soprattutto durante l'alta stagione. 

I sistemi scollegati portano anche a discrepanze nella fatturazione. Agli ospiti non piace quando vengono addebitate spese che non hanno utilizzato (e agli albergatori non piace quando gli addebiti vengono accidentalmente omessi dal conto degli ospiti).

Ma la chiave per rendere felici gli ospiti non è solo un servizio veloce e accurato. Dopo il Covid, i viaggiatori cercano esperienze speciali per recuperare il tempo perduto e viaggiare al massimo. Il livello di personalizzazione aumenta sempre di più: la tecnologia ti aiuta a gestire anche tutti i servizi accessori di crosselling, come i contatti con i partner per vendere tour e attività a destinazione. Sappiamo infatti che le esperienze sono delle motivazioni di viaggio molto forti per tutti i clienti. 

| Continua a leggere: Servizi accessori per la personalizzazione |

La personalizzazione diventerà sempre più importante in futuro. Gli hotel che non dispongono di strumenti che permettano loro di inserire la personalizzazione nel soggiorno di ogni ospite faranno fatica a rimanere rilevanti. Per questo è necessario un sistema di prenotazione che possa aumentare la customer retention. Il programma Partner myTour è un ottimo strumento di fidelizzazione e personalizzazione, e funziona del tutto autonomamente. Dovrai solo collegare al tuo sito un QR Code o un widget per offrire ai tuoi clienti delle bellissime esperienze nella tua destinazione (e non solo) che potranno prenotare direttamente online. E sul venduto guadagni una commissione! 

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3# Perdita di fatturato 

 Senza un sistema integrato che tenga traccia delle prenotazioni e delle transazioni in tempo reale, gli albergatori sono esposti a una serie di errori, di fatturazione e chargeback, prenotazioni doppie e ore di calcolo manuale.

L'inefficienza causata da sistemi scollegati ha un effetto domino: un servizio clienti lento e soggetto a errori porta a ospiti insoddisfatti, e gli ospiti insoddisfatti portano a un maggior numero di rimborsi e a un minor numero di prenotazioni. Questi ospiti scontenti possono contestare gli addebiti o lasciare recensioni negative online, e sicuramente non torneranno.

I sistemi scollegati svantaggiano anche gli operatori alberghieri quando si tratta di prendere decisioni commerciali redditizie. Sommare manualmente i dati provenienti da sistemi separati, gestire fogli di calcolo e inserire numeri in una calcolatrice non solo richiede ore di tempo che potrebbero essere impiegate meglio, ma non è nemmeno il modo più accurato per farlo.

Senza un accesso immediato ai numeri che contano, gli albergatori non possono avere un quadro chiaro e in tempo reale delle prestazioni aziendali e non sono in grado di prendere decisioni tempestive e informate che aumentino l'importante risultato economico, dalla determinazione delle tariffe e dei canali giusti alla scelta degli investimenti.

Dotati quindi di un sistema di prenotazione collegato anche ai tuoi principali canali di distribuzione. Leggi: Breve guida alla distribuzione online

Una volta che saprai gestire al meglio le tue prenotazioni grazie alla tecnologia per hotel, avrai più tempo da dedicare ai tuoi ospiti e deliziarli con tante proposte. Potrai allora diversificare i tuoi ricavi con diverse hotel amenities, servizi ancillari e molto altro. 

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