Tecnología hotelera: 3 grandes problemas causados por la desconexión de los sistemas hoteleros

¿En qué punto se encuentra la tecnología de tu hotel? Tanto si tu establecimiento funciona con un cuaderno y un bolígrafo, hojas de cálculo o un sistema informático anticuado, los sistemas de gestión hotelera desconectados son perjudiciales para tu negocio, ¡desde cualquier punto de vista! Desde el overbooking hasta las reservas dobles, pasando por los huéspedes descontentos, la tecnología hotelera puede ser tu aliada para evitar todos estos problemas. 

El problema de fondo es que los sistemas desconectados dejan a los hoteleros a ciegas. Sin acceso inmediato a los datos necesarios, desde las reservas hasta los huéspedes, todo se vuelve lento y costoso. El servicio es lento, se pierden oportunidades y, en última instancia, los beneficios se resienten.

¿Cómo cambiar esta situación y mejorar la tecnología de tu hotel? Empecemos por entender qué problemas hay que resolver. 

1# Demasiada administración y poco tiempo

Encontrar la reserva adecuada, encontrar una habitación limpia y disponible, realizar el seguimiento y procesar los pagos... el registro de huéspedes sin un sistema integrado es un proceso que lleva mucho tiempo. Puede funcionar cuando las cosas están tranquilas, pero los niveles de estrés aumentan cuando crece la demanda y los huéspedes se impacientan.

Si a esto le añadimos las solicitudes de servicios adicionales, algunas quejas aquí y allá, llegadas anticipadas, de repente todo se convierte en demasiado que gestionar. Y el teléfono no para de sonar.

Sin sistemas integrados que te ayuden a seguir el ritmo de las reservas entrantes, quién necesita qué, quién ha pagado qué, qué habitaciones están libres y cuáles esperan a los huéspedes, es fácil que el personal se quede rezagado, lo que provoca frustración general. 

Distraídos por tareas rutinarias que consuman mucho tiempo, simplemente no se tiene tiempo suficiente para los huéspedes. Y ante la escasez de mano de obra, el problema se agrava con el aumento de viajes en temporada alta, como este agosto. Lo que nos lleva al segundo problema....

2# Clientes insatisfechos

No sólo la lentitud del servicio provoca insatisfacción entre los clientes. El manejo manual de las operaciones diarias es propenso a errores humanos que empeoran la experiencia del huésped.

Por ejemplo, la venta de inventario en canales de reserva en línea como Expedia y Airbnb es una parte importante de la estrategia de gestión de ingresos de cualquier propiedad. Pero cuando el inventario online no está vinculado al sistema de reservas, hay que introducir manualmente las reservas online en el sistema y actualizar la disponibilidad en los otros canales. Cuantas más reservas lleguen a través de estos canales, mayor será la carga administrativa y la posibilidad de que se produzcan reservas dobles, un desagradable efecto secundario que daña la reputación del establecimiento.

Cuando llegan los huéspedes, una experiencia de registro eficiente y satisfactoria depende de la rápida identificación de habitaciones libres y limpias. Pero si el sistema de recepción no está conectado con el departamento de limpieza, la asignación de habitaciones puede ser un poco arriesgada, sobre todo en temporada alta. 

Los sistemas desconectados también provocan discrepancias en la facturación. A los huéspedes no les gusta que se hagan cargos que no han utilizado (y a los hoteleros no les gusta que se omitan accidentalmente cargos en las cuentas de los huéspedes).

Pero la clave para mantener contentos a los huéspedes no es sólo un servicio rápido y preciso. Después de Covid, los viajeros buscan experiencias especiales para recuperar el tiempo perdido y viajar al máximo. El nivel de personalización es cada vez mayor: la tecnología también ayuda a gestionar todos los servicios auxiliares de venta cruzada, como ponerse en contacto con socios para vender excursiones y actividades en el destino. De hecho, sabemos que las experiencias motivan mucho a los clientes a la hora de viajar. 

| Más información: Personalización de servicios auxiliares

La personalización será cada vez más importante en el futuro. Los hoteles que no dispongan de herramientas que les permitan incorporar la personalización a la estancia de cada huésped tendrán dificultades para seguir siendo relevantes. Esto requiere un sistema de reservas que pueda aumentar la retención de clientes. El Programa de Socios myTour es una gran herramienta para la retención de clientes y la personalización, y funciona completamente por sí solo. Todo lo que tienes que hacer es vincular un código QR o un widget a tu página web para ofrecer a tus clientes grandes experiencias en su destino (y más allá) que pueden reservar directamente en línea. ¡Y tú ganas una comisión por las ventas! 

Descubre el Programa de socios 

3# Pérdida de facturación 

Sin un sistema integrado que haga un seguimiento de las reservas y transacciones en tiempo real, los hoteleros se exponen a una serie de errores, devoluciones de facturación y cargos, reservas dobles y horas de cálculo manual.

La ineficacia causada por sistemas desconectados tiene un efecto dominó: un servicio de atención al cliente lento y propenso a errores provoca huéspedes insatisfechos, y los huéspedes insatisfechos provocan más devoluciones de cargos y menos reservas. Estos clientes descontentos pueden reclamar cargos o dejar comentarios negativos en Internet, y seguramente no volverán.

Los sistemas desconectados también perjudican a los hoteleros a la hora de tomar decisiones empresariales rentables. Sumar manualmente los datos de distintos sistemas, gestionar hojas de cálculo e introducir cifras en una calculadora no sólo lleva horas de tiempo que podrían emplearse mejor, sino que además no es la forma más precisa de hacerlo.

Sin un acceso inmediato a las cifras que importan, los hoteleros no pueden hacerse una idea clara y en tiempo real del rendimiento del negocio y no pueden tomar decisiones oportunas e informadas que aumenten sus beneficios, desde determinar las tarifas y los canales adecuados hasta elegir las inversiones.

Por lo tanto, equípate con un sistema de reservas que también esté conectado a tus principales canales de distribución. Leer: Breve guía de la distribución en línea

Una vez que sepas cómo gestionar mejor tus reservas con la tecnología hotelera, tendrás más tiempo que dedicar a tus huéspedes y deleitarles con numerosas propuestas. Así podrás diversificar tus ingresos con diferentes comodidades hoteleras, servicios auxiliares y mucho más.